ANALISIS SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN PADA PT PLN (PERSERO)

 

ANALISIS SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN PADA PT PLN (PERSERO)

 

 

Disusun Oleh :

1.     Cecilia Oktaviana                       (43220010035)

2.     Suri Meylinda Rizalti                 (43220010120)

3.     Alfi Basiroh                                (43220010121)

4.     Richy Muhammad Apriyanto     (43220010149)

                                                                     

                                                                      Dosen Pengampu

Yananto Mihadi Putra S.E, M.Si, CMA, CAP.,

 

 

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MERCUBUANA

2022

ABSTRAK

Penulisan artikel ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang nantinya bertujuan untuk Mengetahui tentang pengendalian intern yang ada pada PT. PLN (Persero). Berdasarkan analisis yang kami lakukan, diketahui bahwa untuk sistem informasi akuntansi pengeluaran dan pemasukan kas, perusahaan sudah memiliki unsur pengendalian intern yang baik. Walaupun masih ditemukan beberapa masalah, diantaranya masih terdapat perangkapan fungsi seperti penandatanganan slip gaji yang terkesan rumit. Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2015) adalah rangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan–penjualan tersebut. Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang maupun jasa. 

 

Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas, Penjualan Tunai, Pengendalian Internal, siklus pendapatan, Siklus pengeluaran

 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya teknologi di era modern ini, mengakibatkan segala sesuatu yang memungkinkan diatur secara teknologi yang diusahakan secara maksimal. Usaha manusia untuk memunculkan terobosan baru dibidang teknologi sangat mendukung proses kerja yang pada awalnya memerlukan waktu yang relative lama menjadi dapat terselesaikan dengan waktu yang relative singkat dengan hasil yang memuaskan.

Dengan berkembangnya teknologi yang modern, pengeluaran biaya operasional yang diperlukan akan semakin banyak. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan opersionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Dengan demikian, pengelolaan system informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.

Perusahaan yang menggunakan system informasi mempunyai sebuah peranan yang penting dalam mengukur tindakan dan hasil serta dalam mendefinisikan penghargaan yang akan diterima oleh para individu. Dan setiap pengoperasian perusahaan terjadi siklus pendapatan dan pengeluaran.

Siklus pendapatan mencakup aktivitas bisnis dalam penyerahan barang atau jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang maupun jasa. Sedangkan siklus pengeluaran merupakan rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Sehingga perusahaan melakukan berbagai pencatatan yang terjadi dalam siklus pendapatan dan pengeluaran demi terjaganya system pengendalian perusahaan tetap stabil.

 

1.2 Rumusan Masalah

Dari Latar belakang tersebut, tim penulis mempunyai beberapa rumusan masalah yang dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.     Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. PLN (Persero) ?

2.     Bagaimana Siklus Pendapatan pada PT. PLN (Persero) ?

3.     Bagaimana Siklus Pengeluaran pada PT. PLN (Persero) ?

 

1.3 Maksud dan Tujuan

1.     Mengetahui Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. PLN (Persero)

2.     Mengetahui Siklus Pendapatan yang digunakan oleh PT. PLN (Persero)

3.     Mengetahui Siklus Pengeluaran yang digunakan oleh PT. PLN (Persero)

BAB II

LITERATUR TEORI

2.1 Siklus Pendapatan

2.1.1 Definisi Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005) adalah rangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003) adalah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas-entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan.

2.1.2 Tujuan Siklus Pendapatan

Tujuan Siklus Pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Adapun secara terperinci tujuan-tujuan tersebut antara lain:

·       1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

·       2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)

·       3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat

·       4. Semua transaksi dicatat dengan akurat

·       5. Aset dijaga dari kehilangan ataupun pencurian

·       6. Aktifitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Menurut Winarno (1994) tujuan umum diselenggarakannya siklus pendapatan adalah menukar produk atau jasa menjadi kas. Tujuan tersebut dapat dirinci menjadi :

1.     1. Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan cukup untuk membayar kredit.

2.     2. Mengirim barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen pada waktu yang telah disetujui.

3.     3. Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu.

4.     4. Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas dengan teliti dan secepatnya.

5.     5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke rekening pembelian dengan benar.

6.     6. Melindungi barang dank as sampai saat dikirim atau dideposit.

7.     7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa.

Menurut Romney (2005), terdapat tiga fungsi dasar sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan, yaitu:

•       1. Mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktifitas bisnis.

•       2. Menyimpan dan mengatur data tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan.

•       3. Memberikan pengawasan untuk memastikan keandalan data serta menjaga sumber daya perusahaan.

            2.1.3 Aktifitas Bisnis Siklus Pendapatan

1.     Penerimaan pesanan dari para pelanggan

1. Mengambil pesanan pelanggan                 3. Memeriksa Ketersediaan Persediaan       

2. Persetujuan kredit                                      4. Menjawab permintaan pelanggan

2.     Pengiriman barang

1. Ambil dan pak pesanan

2. Kirim pesanan

3.     Penagihan dan piutang usaha

1. Penagihan

2. Pemeliharaan data piutang usaha

3. Pengecualian: Penyesuaian rekening dan penghapusan

4.     Penagihan kas

1. Menangani kiriman uang pelanggan

2. Menyimpannya ke bank

 

2.1.4 Prosedur Aktifitas Siklus Penerimaan

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.

1.     1. Mengambil pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri.

2.     2. Persetujuan kredit

Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

3.     3. Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan

4.     4. Menjawab permintaan pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut. Aktifitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut.

 

Ringkasan dari Pengawasan siklus Pendapatan :

Aktifitas Kontrol	Proses Penjualan	Penerimaan Kas
Transaksi Persetujuan	Pemeriksaan Kredit,	Daftar Pembayaran
Pemisahan Tugas	Kebijakan Retur Kredit dipisahkan dari pemrosesan; pengawasan persediaan dipisah dari gudang; buku besar pembantu piutang dipisah dari buku besar umum	Penerimaan kas dipisah dari piutang dan rekening kas; buku besar piutang dipisah dari buku besar umum.
Supervisi		Departemen penerimaan dokumen
Catatan Akuntansi	Pesanan Pembelian, jurnal pembelian, buku besar pembantu piutang, rekening control piutang (buku besar umum), buku besar pembantu persediaan, pengawasan persediaan, rekening penjualan (buku besar umum).	Dokumen pembayaran, cek, daftar jurnal pembayaran, penerimaan kas, buku besar piutang, rekening control piutang, rekening kas.
Akses	Akses secara fisik ke persediaan; akses ke catatan akuntansi diatas ; akses secara fisik ke kas, akses ke catatan akuntansi di atas.	Departemen pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum
Verifikasi Independen	Departemen  pengiriman, departemen   penagihan, buku besar umum.	Penerimaan                 kas, buku besar umum, rekonsiliasi bank.

 

Ancaman Dan Prosedur Pengendalian Siklus Pendapatan

Proses/Aktifitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Entri            pesanan penjualan	1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat	Pemeriksaan edit entri data
	2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk	Persetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit bukan oleh fungsi penjualan: catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan
	3. Legitimasi pesanan	Tanda tangan diatas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-biz
	4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga	Sistem pengendalian persediaan
Pengiriman	5. Kesalahan pengiriman: barang dag., jumlah dan alamat yang salah	Rekonsiliasi pesanan penjulana dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis Pengendalian aplikasi entri data
	6. Pencurian persediaan	Batasi akses fisik ke persediaan
Penagihan dan piutang usaha	7. Kegagalan untuk menagih pelanggan	Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
	8. Kesalahan  dalam penagihan	Pengendalian edit entri data  Daftar harga
	9. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha	Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan
Penagihan kas	10. Pencurian kas	Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan Rekonsiliasi periodikal laporan bank dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas
Masalah-masalah pengendalian umum	11. Kehilangan data	Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
	12. Kinerja yang buruk	Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

 

2.2 Siklus Pengeluaran 

2.2.1 Definisi Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle or expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktifitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Menurut Marshall B Roomney, Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktifitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

2.2.2 Tujuan Siklus Akuntansi Pengeluaran

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1.     1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan.

2.     2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar.

3.     3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.

4.     4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.

5.     5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6.     6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.

7.     7. Memastikan bahwa seluruh pengeluaran kas berhubungan dengan pengeluaran yang sudah diotorisasi.

8.     8. Menyiapakan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

 

Tiga fungsi dasar sistem informasi akuntansi dalam siklus pengeluaran:

1)    1. Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktifitas bisnis

2)    2. Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan

3)    3. Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi.

2.2.3 Aktifitas – Aktifitas Siklus Pengeluaran

Untuk memproses data transaksi bisnis secara tepat dan sederhana merupakan fungsi dan tanggung jawab dari sistem informasi akuntansi dalam rangka mendukung kinerja kegiatan bisnis perusahaan. Aktifitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran terdiri sebagai :

Ada lima aktifitas dasar dalam siklus pengeluaran yaitu sebagai berikut :

A.    1. Aktifitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.

B.    2. Aktifitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

C.    3. Aktifitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

D.    4. Aktifitas persetujuan faktur dari supplier

E.    5. Aktifitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

 

2.2.4 Ancaman Dan Prosedur Pengendalian Siklus Pengeluaran

Menurut Romney bentuk ancaman dan pengendalian siklus pengeluaran adalah sebagai berikut :

Proses/aktifitas	Ancaman	Prosedur pengendalian              yang dapat diterapkan
Pesan barang	1. Mencegah kehabisan dan/ atau kelebihan persediaan	Sistem pengendalian  persediaan, catatan persedian perpetual,  teknologi kode geratis, penghitungan persediaan      secara periodik.
	2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan	Catatan persedian  perpetual yang akurat, persetujuan permintaan pembelian.
	3. Membeli dengan harga yang dinaikan	Meminta penawaran kompetitif, gunakan pemasok yang disetujui
	4. Membeli barang berkualitas rendah	Gunakan vendor yang disetujui, persetujuan pesanan pembelian, awasi kinerja vendor, pengendalian anggaran
	5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi	Persetujuan pesanan pembelian,batasi akses ke file utama pemasok
	6. Komisi (kickback)	Kebijakan, mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok, audit vendor
Terima dan simpan  barang	7. Menerima barang yang tidak dipesan	Minta bagian penerimaan menverifikasikan keberadaan        pesanan pembelian yang valid
	8. Membuat kesalahan dalam penghitungan	Gunakan teknologi kode geratis, dokumentasikan kerja pegawai, insentif untuk penghitungan yang akurat.
	9. Mencuri persediaan	Pengendalian akses fisik, penghitungan periodik persedian dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan, dokumentasikan semua kiriman persediaan.
Setujui dan bayar faktur dan vendor	10. Gagal menangkap kesalahandalam faktur dari vendor	Periksa kembali fakturasi faktur, pelatihan bagi pegawai bagian utang usaha, gunakan ERS
	11. Membayar barang yang tidak diterima	Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli,gunakan ERS, pengendalian anggaran.
	12. Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia	Penyimpanan file                          yang tepat, anggaran arus kas
	13. Membayar faktur yang sama dua kali	Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli, pembatalan bundel voucher saat pembayaran, gunakan ERS, kendalikan akses ke file utama pemasok
	14. Kesalahan mencatat dan memasukan data dalam utang usaha	Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan
	15. Menyalahgunakan, kas, cek, atau EFT	Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek, dan terminal kiriman EFT, pemisahan tuga antara bagian utang usaha dan kasir, rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independen dari proses pengeluaran kas.
Pengendalian umum	16. Kehilangan data	Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana, pengendalian akses fisik dan logis
	17. Kinerja kurang baik	Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kerja yang memadai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. PLN (Persero)

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka PT. PLN (Persero) mengubah Sistem Informasi Akuntansi manual menjadi terkomputerisasi demi menunjang aktivitas perusahaan. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengakses tiap informasi secara realtime dan tepat. Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan PT. PLN (Persero) dapat dikelompokkan berdasarkan bagian-bagian yang membutuhkan Informasi tersebut. Dalam siklus pendapatan sistem informasi akuntansi dikelola oleh bagian-bagian sebagai berikut :

1. Bagian Pelayanan dan Administrasi yang terdiri dari Bagian Pelayanan Pelanggan.

Dalam bagian ini, PT. PLN (Persero), menggunakan Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat (AP2T). Aplikasi ini telah berbasis web, pengamanan pendapatan yang realtime secara online di kantor pusat yang berkedudukan di Jakarta melalui Sistem Pengelolaan dan Pengawasan Arus Pendapatan Secara Terpusat (P2APST).

2. Seksi Akuntansi/Keuangan

Penggunaan sistem informasi akuntansi yang digunakan pada seksi ini bertujuan untuk mencatat transaksi keuangan. Seiring dengan perkembangan zaman, bagian akuntansi menggunakan software SAP (System Application and Product) yang berguna untuk mengimplementasikan konsep ERP (Enterprise Resource Planning) yaitu aspek perencanaan.

3.2 Siklus Pendapatan Pada PT. PLN (Persero)

Sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan yang dijalankan oleh PT. PLN (Persero) dimulai dengan adanya pelayanan pelanggan baik melalui operator ataupun petugas pelayanan yang merespon permohonan jasa pelanggan, menginput data pelanggan melalui Sistem AP2T untuk melakukan kesepakatan, dan apabila pelanggan telah memenuhi persyaratan yang ada maka pelanggan berhak mendapatkan jasa yang diinginkan. Penagihan yang dilakukan yaitu berdasarkan setiap pencatatan meter yang merupakan jumlah dari piutang pelanggan. Setiap uang yang masuk, tidak lagi melalui kantor PT. PLN (Persero) tetapi melalui Loket Payment Point Online Bank (PPOB) yang kemudian akan langsung tersalurkan ke bank melalui pemotongan deposito awal yang dibuat oleh Agen PPOB. Setelah semua transaksi dilaksanakan, maka bagian akuntansi mengambil data pada sistem AP2T dan meng-uploadnya ke Sistem SAP untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen untuk pengambilan keputusan. Flowchart yang digunakan PT. PLN (Persero), mencakup prosedur dan bagian/unit terkait dalam siklus pendapatan PT. PLN (Persero) yang terdiri atas 5 (lima) bagian besar yaitu Calon Pelanggan/ Pelanggan, Bagian Pelayanan Pelanggan (Contact Center/Petugas Pelayanan), Bagian Teknik, Loket Pembayaran (Payment Point Online Bank), dan Bagian Administrasi/ Akuntansi. Dokumen-dokumen yang digunakan sesuai dengan setiap siklus dan aktivitas yang dijalankan.

 

3.2.1 Fungsi/Unit yang terkait dalam Siklus Pendapatan Pada PT. PLN (Persero)

1.     1. Calon Pelanggan/Pelanggan

2.     2. Bagian Pelayanan Pelanggan

a. Contact Center PLN (Operator)

b. Kantor PT. PLN (Persero) (Petugas Pelayanan)

c. Sistem Pengelolaan dan Pengawasan Arus Pendapatan Secara Terpusat (P2APST)

d. SAP (System Application and Product in Data Processing)

3.     3. Bagian Teknik

Bagian teknik merupakan bagian pelaksana lapangan, yang bertugas untuk melaksanakan survey lapangan, dan menginput setiap hasil survey ke AP2T agar bisa menghasilkan satu rekomendasi mengenai jasa layanan yang dipilih oleh pelanggan layak dijalankan atau tidak.

4.     4. Loket/ Payment Point Online Bank

PPOB (Payment Point Online Bank) adalah satu kesatuan sistem hardware dan sistem software aplikasi, jaringan komunikasi data dan rekonsiliasi data sehingga dapat berfungsi sebagai media interaksi system pembayaran tagihan apapun secara online dengan pihak bank.

5.     5. Bagian Administrasi/Akuntansi

Bertanggung jawab unntuk meng-upload dan menjurnal data yang terkait dengan penjualan/pendapatan, piutang lancar, piutang ragu-ragu, uang jaminan langganan, utang materai, PPJ dan PPN R3

3.2.2 Prosedur Atas Siklus Pendapatan Pada PT. PLN (Persero)

Sistem Informasi pada PT. PLN (Persero) khususnya dalam mengontrol siklus pendapatan telah menggunakan sistem yang lebih memudahkan para pegawai untuk melaksanakan setiap tugasnya karena adanya penggunaan sumber daya manusia yang dikombinasikan dengan teknologi informasi melalui sistem yang diterapkan. Dalam Gambar 1 menjelaskan bagaimana alur informasi yang dibutuhkan dapat dihasilkan.

Layanan Jasa PT. PLN (Persero) mencakup Penyambungan baru, Perubahan daya, Penyambungan sementara (Tarif multi), Pembayaran listrik dan sebagainya dapat dilakukan dengan dua cara yakni sebagai berikut.

1.     1. Pelayanan langsung/tatap muka dengan petugas pelayananan

2.     2. Pelayanan via contact center

3.2.3 Dokumen yang digunakan dalam Siklus Pendapatan PT. PLN (Persero)

Dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT. PLN (Persero) dalam siklus pendapatan adalah sebagai berikut.

1. Dokumen Pendukung Proses Penyambungan Baru

a.     TUL I-01 Permintaan Peyambungan Baru/ Perubahan Daya/ Perubahan Golongan Tarif

b.     TUL I-02 Agenda Permintaan Penyambungan Baru/Perubahan Daya/ Perubahan Golongan Tarif

c.     TUL I-03 Jawaban Persetujuan

d.     TUL I-04 Jawaban Penangguhan (apabila permohonan tidak disetujui)

e.     TUL I-05 Pernyataan Jaminan Pelanggan

f.      TUL I-06 Kuitansi

g.     TUL I-09 Perintah Kerja Pemasangan / Penyambungan

h.     TUL I-10 Berita Acara Pemasangan/ Penyambungan

i.      TUL I-11 Perubahan data Pelanggan

 

2. Dokumen Pendukung Proses Pembacaan Meter

a.     TUL II-01 Daftar Pembacaan Meter

b.     TUL II-04 Pemberitahuan Pembacaan Meter (Tidak termasuk dalam aplikasi, namun masih diberlakukan secara manual)

c.     TUL II-05 Rekapitulasi Pembacaan Meter (Tidak termasuk dalam aplikasi, namun masih diberlakukan secara manual)

d.     TUL II-06 Daftar Pemakaian kWh

e.     TUL II-07 Kartu Pemakaian kWh

f.      TUL II-08 Daftar Koreksi Angka kedudukan meter bulan lalu

g.     TUL II-09 Berita Acara Perhitungan Kembali Pemakaian kWh

h.     TUL II-10 Pemeriksaan/ Penelitian Untuk Restitusi Rekening Listrik

 

3. Dokumen Pendukung Proses Pembayaran Rekening Listrik

      a.   TUL III-03 Rekening Listrik Bulan Lalu

 

4. Dokumen Pendukung Retur Penjualan

a.     TUL III-05 Pertanggung jawaban pembatalan rekening listrik

b.     TUL III-06 A Daftar Rekening Listrik tarif tunggal tanpa kVArh yang dibatalkan/ diperbaiki /susulan.

c.     TUL III-06 B Daftar Rekening Listrik tarif tunggal dan ganda tanpa kVArh yang dibatalkan/ diperbaiki

5. Dokumen Pendukung Penghapusan Piutang

      a.   TUL VI-04 Buku pemantauan penghapusan piutang ragu-ragu.

 

3.2.4 Catatan yang digunakan dalam Siklus Pendapatan PT. PLN (Persero)

Catatan yang digunakan oleh PT. PLN (Persero) dalam siklus pendapatan adalah :

1. Jurnal

Pada siklus pendapatan, jurnal digunakan untuk mencatat biaya-biaya yang berhubungan dengan perhitungan, seperti pemasangan baru listrik. Penjualan atas setiap transaksi secara otomatis akan terbentuk setiap kali bagian akuntansi memasukkan transaksi keuangan ke dalam sistem komputer.

2. Buku Besar

Buku besar yang digunakan dalamm sistem pendapatan adalah buku besar kas, buku besar biaya sambungan daya.

 

3.2.5 Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus Pendapatan

         Pada PT. PLN (Persero)

Komponen-komponen pengendalian internal COSO (Committee of Sponsoring Organization) terhadap Sistem Infromasi Akuntansi Atas Siklus Pendapatan PT. PLN (Persero), yaitu :

1. Lingkungan Pengendalian

Adanya pembagian tugas dan pemisahan fungsi berdasarkan struktur organisasi, adanya control langsung dari kantor pusat melalui sistem AP2T dan P2APST, Penggunaan CCTV untuk setiap ruangan kerja, dan Sistem otorisasi sudah dilakukan secara otomatis dengan menggunakan sistem.

2. Penilaian Risiko :

Bagian Manajemen, menerapkan sistem informasi akuntansi yang sesuai dan relevan dengan kebutuhan perusahaan untuk meminimalisir risiko.

3. Aktivitas Pengendalian :

PT. PLN (Persero) memiliki prosedur dalam melaksanakan setiap layanan jasa. Setiap dokumen dan catatan akuntansi telah terekam dalam sistem sehingga memudahkan dalam pengarsipan. Adanya penerapan sistem e-Procuremen yang mendukung Good Corporate Governence.

4. Informasi dan Komunikasi :

Adanya pertukaran informasi yang lebih realtime dengan penggunaan sistem AP2T, komunikasi yang dapat dilakukan melalui surat elektronik (e-mail).

5. Pemantauan :

Adanya pemantauan fisik oleh pegawai PT. PLN (Persero) penerapan Tingkat Mutu Pelayanan (TMP) untuk memberikan gambaran mengenai mutu pelayanan..

Pengendalian Internal atas siklus pendapatan pada PT. PLN (Persero) sudah tergolong baik. Dapat terlihat dari adanya pemenuhan dari setiap kriteria yang ada seperti dapat terlihat adanya struktur organisasi yang mencerminkan adanya tanggung jawab bagi masing-masing bagian dalam perusahaan dalam menyelesaikan tugas. Adanya penilaian resiko melalui pencatatan dan pemrosesan data yang dilakukan secara benar. Adanya aktivitas pengendalian dengan menerapkan Sistem e-Procuremen, informasi dan komunikasi yang lebih cepat dengan menggunakan email serta adanya pemantauan secara langsung baik dari pihak Kantor Pusat melalui system AP2T dan Kantor PT. PLN (Persero) melalui para pegawai yang memegang tugas sebagai pengawas.

 

3.2.6 Kelebihan atas Siklus Pendapatan Pada PT. PLN (Persero)

Salah satu kelebihan yang menonjol pada siklus pendapatan yaitu dapat memudahkan dalam pelayanan pelanggan dalam melakukan permohonan jasa layanan. Pencatatan data identitas calon pelanggan/pelanggan, permohonan penyambungan baru tidak lagi dilakukan secara manual tetapi

langsung diinput melalui aplikasi Pembayaran tagihan listrik yang dulunya harus melalui loket-loket PLN, yang bahkan melalui calo yang juga dapat merugikan pelanggan/non pelanggan, kini diberi kemudahan membayar rekening listrik melalui berbagai macam media seperti loket pembayaran rekening, auto debit, ATM dan diproses di infrastruktur rekening (billing) PLN seperti Payment Point Online Bank, AP2T serta Terpusat P2APST.

3.2.7 Kekurangan atas Siklus Pendapatan Pada PT. PLN (Persero)

Kekurangan dari penerapan sistem informasi terkomputerisasi online yang diterapkan oleh PT. PLN (Persero), yaitu ada beberapa pegawai yang mengatakan bahwa aplikasi yang diterapkan sulit digunakan dalam pengolahan data pelanggan karena kurangnya skill yang dimiliki (human error), serta gangguan yang sering muncul dari sistem itu sendiri berupa gangguan jaringan sehingga tidak bisa menjalankan transakasi (sistem offline) serta adanya para hacker yang bisa menghapus data. Adapun terdapat beberapa masalah lain yang ditimbulkan dari penerapan Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus Pendapatan Pada PT. PLN (Persero) seperti Double Bayar (Double Dana dan Data) dan Restitusi, Double Bayar Semu, Struk Palsu, Struk Tercetak Namun Transaksi Tidak Terflagging di Data Center, Struk Tidak Tercetak Namun Transaksi Terflagging di Data Center.

 

 

3.3 Siklus Pengeluaran Pada PT. PLN (Persero).

Sistem Informasi Akutansi Pada Siklus Pengeluaran PT. PLN yakni dengan cara melakukan pembayaran melalui dua metode yaitu : melakukan pembayaran secara tunai atau melakukan pembayaran melalui bank dengan menggunakan cek maupun Bilyet Giro (BG) yang tentunya hal ini akan melibatkan pihak luar. Pada pihak bank menggunakan pencatat transaksi untuk digunakan sebagai pengeluaran kas. Didalam perusaahan mengelola kas dapat dilakukan dengan cara menerapkan sistem pada voucher serta pada pengeluaran kas yang disebut dengan cek, termasuk pada pengeluaran dalam bentuk pengganti kas kecil. Sehingga hal ini akan menjadi bukti untuk pengeluaran kas yang didukung oleh dokumen-dokumen yang terkait pada transaksi tersebut. Pada dasarnya semua pengeluaran uang kas merupakan bagian dari utang sehingga bagian-bagian tersebut meliputi bagian utang, bagian kas, serta pada bagian jurnal maupun laporan.

3.3.1 Fungsi-fungsi terkait dalam siklus Pengeluaran Pada PT. PLN (Persero).

·       Fungsi Akutansi.

Berikut adalah sistem dana kas kecil yang berfungsi sebagai tanggung jawab akutansi antara lain:

1)    Pada bagian akutansi PT.PLN mencatat pengeluaran kas kecil terkait pada biaya persediaan.

2)    Mencatat transaksi pembekuan dana kas kecil berdasarkan surat keputusan serta bukti kas keluar dari kepala keuangan PT. PLN yang dibantu pada bagian-bagian lain yaitu: penerima dana kas kecil serta bagian utang.

3)    Mencatat pengisian kembali pada dana kas kecil pada jurnal pengeluaran kas serta register cek. Hal ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta bagian utang PT. PLN agar dapat diproses pembuatan bukti kas keluar yang berguna untuk pengisian kembali dana kas kecil.

4)    Mencatat pengeluaran pada dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas. Pada bagian utang PT. PLN melakukan pencatatan bukti pengeluaran kas yang berupa bukti kas keluar yang belum dibayar. Yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang, kemudian dicatat ke bagian jurnal serta laporan kedalam buku jurnal pengeluaran pada kas.

5)    Membuat bukti kas keluar yang tentu saja memberikan otoritas sebagai fungsi kas dalam mengeluarkan cek sesuai pada dokumen yang sudah dibuat pada bagian utang PT. PLN. Hal ini berfungsi untuk bertanggung jawab dalam melakukan verifikasi kelengkapan serta keabsahan pada dokumen pendukung yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti pada kas keluar.

·       Fungsi Pada  kas.

Fungsi kas bertanggung jawab untuk mengisi cek, memintakan otoriras serta menyerahkan cek kepada kepala badan keuangan PT. PLN  guna untuk dapat pengisian kembali ke dana kas kecil.

·       Fungsi Pada Pengawasan Intern

Fungsi Pada Pengawasan Intern memiliki tanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil. Selain itu, fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang sudah ada di tangan pemegang dana kas kecil.

3.3.2 Prosedur Pengeluaran Pada siklus Kas PT. PLN

Pada prosedur pengeluaran kas ini digunakan oleh PT.PLN yakni:

Ø  1. Penerimaan pada berkas yang akan dibayar.

Bagian keuangan akan nerima berupa berkas dari beberapa macam sumber yang akan melakukan transaksi, misalnya pada penjual, pembelian alat, pembayaran harian serta bulanan.

Ø  2. Pemeriksaan Berkas Bagian Kas seperti kuitansi, materai, dan lain-lain.

Pada bagian ini berfungsi untuk mengurus pemeriksaan berkas yang berhubungan dengan transaksi yang tentu saja sudah terjadi dan dilakukan pada bagian akutansi serta memastikan semua berkas yang sudah diperiksa lengkap dan tidak ada yang perlu ditambah lagi.

Ø  3. Pengembalian uang melalui ATM PLN.

Selanjutnya adalah mengambil uang dari bank ATM PLN yang dibuat khusus untuk transaksi pengeluaran yang sifatnya tidak menyediakan uang kas.

Ø  4. Proses kasir dan vendor.

Setelah sudah mengambil uang melalui ATM, selanjutnya membayar bagian kas ke kasir ataupun vendor yang terkait transaksi yang sudah terjadi.

Ø  5. Input program SAP (System Aplication and Product) PLN pada bagian kas.

Langkah selanjutnya memasukan transaksi pengeluaran ke program SAP yang merupakan sitem mencatat segala jenis pengeluaran tiap bulan pada suatu jenis produk yang sudah diklasifikasi oleh PT .PLN guna memastikan transaksi sudah tercatat kedalam catatan pengeluaran yang dimiliki pada bagian keuangan.

Ø  6. Muncul pada dokumen transaksi.

Setelah menginput data ke SAP, secara otomatis dokumen tersebut akan muncul sebagai bukti bahwa transaksi yang sudah tercatat serta dapat berguna sebagai jaminan pihak PLN ke vendor. Dokumen tersebut juga dapat sebagai pembukuan bulanan bagian akutansi.

Ø  7. Arsip berkas pada bagian keuangan.

Setelah mendapatkan dokumen tersebut dapat disimpan dibagian keuangan guna untuk mempermudah apabila ada dokumen yang hilang atau sewaktu-waktu dibutuhkan, terlebih dahulu untuk selalu melengkapi keperluan tertentu.

3.3.3. Dokumen yang digunakan dalam Siklus Pendapatan PT. PLN (Persero).

Dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT. PLN (Persero) dalam siklus pengeluaran adalah :

1)    1. Dokumen bukti kas keluar pada kuitansi.

Kuitansi pada dokumen ini adalah penting dalam sistem dana kas kecil, karena pada saat pembentukan dana kecil bisa melakukan pengisian kembali dana kas kecil.

2)    2. Dokumen Cek yang berbentuk SPP (Slip Pengeluaran Pembayaran).

Dokumen ini berguna unutk pemakai yang kas kecil yaitu pemakai kas kecil dapat meminta uang kas kepada pemegang atau yang bertanggung jawab pada uang kas kecil.

3)    3. Dokumen permintaan pengeluaran kas kecil berbentuk FPP (Formulir Permohonan Pembiayaan)

Dokumen ini dapat digunakan sebagai uang kecil utnuk meminta uang kepada pemegang uang kas kecil.

4)    4. Dokumen bukti pengeluaran kas kecil berupa RBRP  (Rincian Bukti Realisasi Pembiayaan)

Dokumen ini dapat digunakan sebagai pertanggung jawab kepada pengguna kas kecil lalu diserahkan oleh pemegang dana kas.

5)    5. Dokumen permintaan pengisian kembali pada kas kecil.

Dokumen ini berguna untuk meminta kepada bagian utang supaya dibuatkan sebagai bukti kas keluar yang berguna untuk pengisian kembali dana kas kecil.

 

3.3.4 Bagan Alir Pada Siklus Pengeluaran Kas.

Bagan alir sistem merupakan gambaran bagaimana sistem pengeluaran kas pada penggunaan cek PT.PLN sebagai berikut :  

1.   Permintaan Pembayaran Sumber Ekstern Ataupun Intern Pada Perusahaan.

Permintaan pada pembayaran ini berupa pengajuan tagihan kuitansi yang dilengkapi dengan bukti pendukungnya. Yang nantinya akan dikumpulkan menjadi satu, dan setelah itu digunakan untuk membayar kepada pihak intern perusahaan berupa pembayaran penghasilan pegawai seperti : pesangon, gaji dasar, MPP, cuti besar/tahunan/winduan. Sedangkan pada pembayaran Bank yang digunakan untuk membayar pihak ekstern dalan pembayaran kontrak pengaadan barang maupun jasa langsung ataupun pemilihan langsung, pembayaran berupa tagihan berobat rumah sakit yang sudah ditentukan oleh PT. PLN.

 

2.   Verifikasi Pada Dokumen.

Fungsi pada verifikasi ini adalah untuk meneliti keabsahan serta kelengkapam dokumen, semua dokumen bukti pendukung akan diserahkan kepada fungsi keuangan yang tentu nya harus melengkapi berupa lembar atau formulir yang sudah ditandatanganin pada pihak pelaksana.

 

3.   Pemberian Pada Kode Akun.

Pemberian pada kode Akun sangat berperan penting dalam dokumen akutansi karena apabila dokumen tersebut sudah disetujui serta memenuhi syarat verifikasi maka secara Teknik dokumen tersebut dimintakan kode akun atau verifikasi fungsi akutansi berupa pembebanan pada kode akun, namun jika dokumen tersebut tidak dapat verifikasi atau berupa kode maka dokumen tersebut harus dikembalikan agar untuk melengkapi kekeurangan sebelum dimintakan kode akun.

 

4.   Proses Bukti Pada Bank Keluar.

Setelah melewati fungsi akutansi melakukan verifikasi, maka selanjutnya dokumen tersebut dikembalikan kembali kepada fungsi keuangan guna untuk diproses kembali menjadi Bukti Bank Keluar (BBK) melalui program BEFAST, dari program tersebut akan menghasilkan BPK dan selanjutnya dicetak menggunakan kertas berwarna kuning. Karena pada umumnya BBK tersebut berwarna kuning. Setelah itu BBK diminta tanda tangan pada pihak yang bersangkutan.

 

5.          Informasi Yang Berupa Laporan Keuangan Yang Diperoleh.

Setelah program BEFAST yang akan menghasilkan buku harian bank yang dicetak serta diberikan fungsi akutansi untuk membuat jurnal harian bank yang akan ditransfer. Tentu saja dengan adanya program BEFAST akan menghasilkan informasi keuangan yang berupa : buku harian bank, rekonsilasi saldo bank,  /realisasi anggaran tunai (RAT), dan lain-lain.

 

KESIMPULAN           

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Siklus pendapatan terdiri dari 4 aktivitas dasar yaitu entri pesanan, penjualan (sales orderentry), pengiriman, dan penagihan. Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. siklus pengeluaran terdiri dari empat aktivitas dasar, yaitu: memesan bahan baku dan jasa, menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa, Menyetujui faktur pemasok,  dan pengeluaran kas.

Dalam penerapan pada PT. PLN (Persero) system informasi akuntansi sudah cukup mendukung dalam hal Siklus pendapatan seperti halnya perusahaan mengolah data-data Pelanggan sehingga Pelanggan dapat dengan mudah menghubungi dan menyampaikan kebutuhan pelanggan secara cepat kepada perusahaan sehingga perusahaan dapat dengan mudah melakukan tindakan yang sesuai dengan tindakan yang dibutuhkan oleh pelanggan.

Sedangkan pada Siklus pengeluaran, PT PLN Persero menggunakan rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang maupun jasa.

 

DAFTAR PUSTAKA

Choiriah, S., & Sudibyo, Y. A. (2020). Competitive Advantage, Organizational Culture and

Sustainable Leadership on the Success of Management Accounting Information System Implementation.

Fuadah, H., & Setiyawati, H. (2020). THE EFFECT OF THE IMPLEMENTATION OF

TRANSPARENCY AND ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS ON THE QUALITY OF FINANCIAL REPORTS. IJO-International Journal of Business Management, 3(11), 01-12.

Gracia M.D Manopo, Grace B. Nangoi, Victorina Z. Tirayoh. 2016. EVALUASI PENERAPAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS SIKLUS PENDAPATAN PADA PT. PLN (PERSERO) AREA MANADO. Jurnal EMBA Vol.4 No.1 Maret 2016, Hal. 826-836. FEB : Universitas Sam Ratulangi Manado.

Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M. (2020). The Effect of Level of Education, Accounting

Knowledge, and Utilization Of Information Technology Toward Quality The Quality of MSME’s Financial Reports. In The 1st Annual Conference Economics, Business, and Social Sciences (ACEBISS) 2019 (Vol. 1, No. 3).

Hanum, B., Haekal, J., & Adi Prasetio, D. E. (2020). The Analysis of Implementation of

Enterprise Resource Planning in the Warehouse Division of Trading and Service Companies, Indonesia. International Journal of Engineering Research and Advanced Technology-IJERAT (ISSN: 2454-6135), 6(7), 37-50.

Iskandar, D. (2015). Analysis of factors affecting the success of the application of accounting

information system. International Journal of scientific & Technology research, 4(2), 155-162

Putra, Y. M. (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using Accounting

Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-826.

Putra, Y. M., (2021). Sistem lnformasi Siklus Pendapatan dan Sistem Informasi Siklus

Pengeluaran. Modul Kuliah Sistem Informasi Akuntansi Jakarta : FEB-Universitas Mercu Buana.

Sucahyo, Fatahreza. 2017. PROSEDUR PENGELUARAN KAS PADA PT PLN (Persero)

UDIKLAT SEMARANG. FEB : Universitas Dipenegoro Semarang. URL : http://eprints.undip.ac.id/59762/1/TUGAS_AKHIR.pdf (Diakses pada 8 April 2022)

Susanto, A. (2018, June). The Influence of Information Technology on the Quality of

Accounting Information System. In Proceedings of the 2018 2nd High Performance Computing and Cluster Technologies Conference (pp. 109-115).