TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA PT GARTALOKA BERSAMA
Dosen Pengampu :
Yananto Mihadi Putra, SE, M.Si
Disusun oleh :
Nama : Suri Meylinda Rizalti
NIM : 43220010120
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2022
ABSTRAK
Dokumentasi sistem merupakan suatu kegiatan merekam aktivitas kegiatasn transaksi keuangan secara prosedural yang dijelaskan dalam bentuk visualisasi atau gambar dengan simbol-simbol dokumentasi sistem yang telah distandarkan atau diseragamkan sebelumnya. Dimana, dokumentasi tersebut memiliki fungsi untuk membantu kerja analis sistem dalam melakukan project pengembangan sistem yang sedang dijalankannya, membantu kerja auditor dalam melakukan proses audit laporan keuangan, sebagai buku panduan operasi/kegiatan aktivitas bisnis perusahaan, mengimplementasikan dan menggambarkan kebijakan peusahaan. Dokumentasi sistem dapat dilakukan dengan menggunakan teknik dokumentasi. Teknik dokumentasi merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi sistem dan untuk memahami keterkaitan antara satu subsistem dan subsistem lainnya.
Kata kunci : Teknik Sistem, Dokumentasian, Bagan Air, Sistem Informasi Akuntansi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem akan dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai pihak. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik. Teknik tersebut diharapkan dapat digunakan untuk menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi. Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem. Teknik-teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya. Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem yaitu diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naratif, yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.
Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu :
1. 1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.
2. 2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan.
3. 3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi.
Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan dalam sekian banyak kerumitan dan kekacauan. Alat-alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru dalam tim, untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis tertarik untuk menulis makalah tentang Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntasi dan bentuk penerapannya pada Perusahaan distributor lampu jalan PT Gartaloka.
1.2 Rumusan Masalah
1. 1. Apa yang dimaksud dengan Teknik Sistem dan Dokumentasi ?
2. 2. Bagaimana pengguna-pengguna Teknik system ?
3. 3. Apa saja jenis-jenis Teknik Dokumentasi Sistem Informasi ?
4. 4. Bagaimana menggambar jenis-jenis Teknik Dokumentasi Sistem Informasi ?
5. 5. Bagaimana pengimplementasian Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi pada PT Gartaloka ?
1.3 Maksud dan Tujuan
1. 1. Mengetahui apa yang dimaksud dengan Teknik Sistem dan Dokumentasi.
2. 2. Mengetahui bagaimana pengguna-pengguna Teknik system.
3. 3. Mengetahui jenis-jenis Teknik Dokumentasi Sistem Informasi.
4. 4. Mengetahui cara menggambar jenis-jenis Teknik Dokumentasi Sistem Informasi.
5. 5. Mengetahui bagaimana pengimplementasian Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi pada PT Gartaloka.
BAB II
LITERATUR TEORI
2.1 Pengertian Teknik Sistem
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan.
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan, yaitu :
1. 1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2. 2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah :
a) Analis sistem (pada saat si analis sedang mengevaluasi sistem lama yang sudah berjalan)
b) Auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. 3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru
2.2 Pengertian Dokumentasi Sistem
Sementara dokumentasi system merupakan suatu kegiatan merekam aktivitas transaksi keuangan secara prosedural yang dijelaskan dalam bentuk visualisasi atau gambar dengan simbol-simbol dokumentasi sistem yang telah distandarkan atau diseragamkan sebelumnya.
2.3 Peran Teknik Sistem dan Dokumentasi
Peranan teknik pendokumentasian tergantung dari jenis pekerjaan. Teknik pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut ini :
- Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia
- Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi system pengendalian internal dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan.
- Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukkan sistem pengendalian internalnya
2.4 Pemodelan Sistem Berbasis Data
Record akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang beredar, yaitu :
1) File Induk, secara umum berisi data-data akun. Buku besar dan buku besar pembantu adalah contoh dari file induk. Nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari transaksi.
2) File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh dari file transaksi.
3) File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke table pajak. File referansi lainnya meliputi daftar harga untuk faktur pelanggan, daftar pemasok yang diotorisasi, daftar nama pegawai, dan file kredit pelanggan untuk penjualan kredit.
4) File Arsip, berisi record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang. Bentuk transaksi ini merupakan bagan yang penting dari jejak audit. File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya, record tentang akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Teknik Sistem dan Dokumentasi
3.1.1 Pengertian Teknik Sistem
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Dengan demikian seorang Akuntan harus memiliki keahlian dan kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis.
3.1.2 Pengertian Dokumentasi
Untuk menganalisis sebuah sistem, maka diperlukan desain dan teknik dokumentasi yang akan digunakan secara rutin oleh seorang desainer dan auditor sistem oleh tenaga Akuntansi. Dokumentasi itu sendiri meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem. Salah satu alat yang sering digunakan untuk mendokumentasikan sistem adalah : diagram arus data dan bagan alir (bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program). Teknik dokumentasi perlu dikuasai oleh akuntan maupun keuangan dan akuntansi untuk mendesain dan mempermudah auditor system dan para akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara rutin. Ada enam teknik dokumentasi dasar, diantaranya : diagram relasi entitas (REA), diagram arus data (DAD), flowchart dokumen, flowchart sistem, flowchart program, dan diagram tata letak record.
3.2 Pengguna-Pengguna Teknik System
3.2.1 Penggunaan Teknik System dalam Aktivitas Auditing
A) Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Evaluasi struktur pengendalian intern berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen, yaitu :
1) 1. Pengawasan lingkungan
2) 2. Sistem akuntansi
3) 3. Pengawasan prosedur.
Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
B) Pengujian ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan, auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah : IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.
C) Kertas kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yang ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.
3.2.2 Penggunaan Teknik System dalam Pengembangan System
A) Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi ialah diagram alur data logika dan flowchart analitis.
B) Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.
C) Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup segala aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat. Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. Aktivitas yang biasanya mencakup dalam implementasi system yaitu pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.
3.3 Jenis-Jenis Teknik Dokumentasi Sistem Informasi
Beberapa jenis teknik dalam mendokumentasi sistem informasi antara lain:
1. 1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
2. 2. Diagram Bagan Alir (Flowchart Diagram)
3. 3. Diagram Relasi Entiras-REA
4. 4. Flow Map
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat. Berikut penjelasan mengenai jenis-jenis Teknik dalam mendokumentasi system informasi :
1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram arus data menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru.
Diagram arus data menggunakan simbol untuk menandakan sebuah proses, sumber data dan entitas dalam sebuah sistem. Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang sistem. Diagram arus data digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan perancangan logis sistem guna membantu pengguna dalam memahami proses kerja sistem. Penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik perancangan sistem. Diagram aliran data juga merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem berbagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya.
Jenis Diagram dalam Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
1. Diagram Konteks :
Diagram yang menjelaskan gambaran umum/garis besar dalam suatu sistem. Diagram yang paling awal dalam aliran data disebut diagram konteks. Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem.
2. Diagram Zero :
Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Konteks.
3. Diagram Level :
Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Zero.
Simbol-Simbol dalam Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
2. Bagan Alir (Flowchart)
Bagan Alir (flowchart) merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol. Yakni merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.
Simbol-Simbol dalam Diagram Bagan Alir (Flowchart)
Pengelompokkan Bagan Alir
Bagan alir dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu sebagai berikut:
1. Bagan alir sistem, yaitu bagan yang menunjukkan gambaran diagram arus data melalui serangkaian operasional dalam sistem pemrosesan data otomatis. Bagan ini menjelaskan bagaimana data diambil dan ditempatkan dalam system dan bagaimana proses lanjutan yang terjadi pada data dan output sistem. Aliran pemrosesan digambarkan dengan symbol-simbol yang dihubungkan dengan garis alir.
2. Bagan alir dokumen, yaitu diagram yang menggambarkan arus dokumen melalui berbaai departemen dan fungsi dalam sebuah organisasi. Bagan alir dokumen, khususnya berguna untuk menganalisis kelengkapan prosedur pengendalian didalam suatu sistem, seperti pemeriksaan internal dan pemisahan fungsi. Simbol yang digunakan dalam bagan ini adalah symbol yang menjelaskan aliran dokumen.
3. Bagan alir program, menunjukkan proses penjelasan yang dibutuhkan oleh auditor untuk memperjelas proses yang dituangkan pada bagan alir sistem. Bagan alir program merupakan bagan pelengkap dari bagan alir sistem, bagan ini mendukung dan mendeskripsikan logika yang dibuat pada bagan alir sistem.
3. Diagram Relasi Entiras-REA
Diagram REA adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas (sumber daya, peristiwa, dan agen) dalam sebuah sistem. Sebuah entitas adalah sumber daya (mobil, kas, atau persediaan), sebuah peristiwa (memilih mobil, pesanan barang- barang, menerima kas, atau memperbaharui record akuntansi), atau seorang agen (petugas penjualan pelanggan, atau pemasok).
4. Flowmap
Flowmap adalah campuran peta dan Flowchart yang menunjukan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain. Flowmap membantu programmer dan analisis dalam menganalisa alternatif-alternatif lain dalam pengoprasian. Flowmap dapat dikatakan sebuah aliran data berbentuk dokumen atau formular didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Proses aliran dokumen ini dapat terjadi dengan entitas diluar sistem. Flowmap berfungsi untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses(manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).
Simbol-Simbol dalam Flowmap
3.4 Menggambar Jenis-Jenis Teknik Dokumentasi Sistem Informasi
1. Menggambar Diagram Arus Data
Menggambar diagram arus data dapat dimulai dengan menggunakan empat symbol bagan alir. Symbol diagram arus data memiliki makna dan tujuan yang penting, yaitu sebagai proses penekanan terdapatnya analisis aliran data dan penekanan terhadap pendekatan logika dalam merancang sistem dari tampilan fisik. Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan dalam membuat diagram arus data adalah :
1. Perancang sistem pahami terlebih dahulu sistemnya sebelum membuat bagan alir.
2. Menentukan sub-sub yang akan menjadi entitas.
3. Awali dengan membuat diagram konteks.
4. Lakukan pengidentifikasian arus data, apa saja yang menjadi kelompok arus data.
5. Identifikasi kegiatan transformasinya.
6. Pelajari seluruh dokumen atau tempat penyimpanan.
2. Menggambar Diagram Bagan Alir
Dalam membuat bagan alir digunakan symbol bagan alir, garisan aliran dan variasi yang tepat. Penggunaan symbol pada bagan alir untuk mewakili fungsi-fungsi informasi atau jenis lain dari sistem. Arah aliran direpresentasikan dengan garis yang ditarik diantara symbol. Arah normal dari aliran adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini :
1. 1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.
2. 2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. 3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.
4. 4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: -"Persiapkan" dokumen “Hitung" gaji.
5. 5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang semestinya.
6. 6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
Ada Empat macam bagan alir, yaitu :
1. 1. Bagan alir sistem (systems flowchart).
2. 2. Bagan alir dokumen (document flowchart).
3. 3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).
4. 4. Bagan alir program (program flowchart)
3. Menggambar Diagram Relasi Entiras-REA
Langkah-langkah membuat diagram REA sebuah siklus bisnis adalah :
1. Mengidentifikasi event-event yang berhubungan
Langkah pertama dalam pengembangan diagram REA adalah identifikasi event-event atau aktivitas-aktivitas yang menjadi bagian dari sebuah siklus proses bisnis perusahaan. Event-event dan/atau aktivitas-aktivitas ini dapat diurutkan dalam sebuah daftar yang rapi dan tentu saja logis yang memudahkan pemahaman mengenai event-event yang ada dalam sebuah proses bisnis.
2. Mengidentifikasi resources dan agents
Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi give-to-get-resources. Kita juga dapat mengidentifikasi agent-agent yang berperan misalnya karyawan, vendor, karyawan, kreditor, pemerintah dan lain sebagainya.
3. Menentukan kardinalitas
Selanjutnya yaitu menentukan kardinalitas dari suatu resources ke event dan juga event ke resources atau event satu ke event lain demikian seterusnya. Kardinalitas ini dapat berupa one-to-one, one-to-many or many-to-many.
4. Menyusun Diagram
Diagram-diagram tersebut kemudian kita susun dengan tiga buah kolom: paling kiri diisi resources, tengah diisi event-event, paling kanan diisi dengan agent-agent. Event-event ini disusun ke bawah dan dituliskan juga kardinalitas antara resources, events and agents.
4. Menggambar Flowmap
Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri kekanan.
3.5 Pengimplementasian Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi pada PT Gartaloka
PT Gartaloka Bersama adalah perusahaan milik paman saya yang bergerak di bidang distributor lampu jalan dan lampu taman. Pencakupan wilayah bisnisnya yaitu seluruh Indonesia. Kegiatan operasional PT Gartaloka yaitu dengan membeli lampu jalan dan lampu taman langsung dari pabrik yang berlokasi di Sidoarjo, Jawa Timur. Setelah proses pembelian lampu dari pabrik, lampu tersebut akan dijual dan dikirimkan langsung kepada konsumen.
Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. aktivitas yang biasanya mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.
Selain menggunakan dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan sistem, perusahaan dapat menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Sebagai contoh, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan untuk melatih karyawan. Serta dokumentasi juga digunakan oleh auditor untuk menggambarkan sistem informasi untuk memahami sistem dan untuk menilai sistem kontrol. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru.
Sebagai contoh untuk system akuntansi penerimaan kas suatu perusahaan, peranan teknik dan dokumentasi sistem informasi akuntansi, yaitu :
· 1. Membantu kerja analis sistem dalam melakukan project pengembangan system yang sedang dijalankannya.
· 2. Membantu kerja auditor dalam melakukan proses audit laporan keuangan.
· 3. Sebagai buku panduan operasi/ kegiatan aktivitas bisnis perusahaan.
· 4. Mengimplementasikan dan menggambarkan kebijakan perusahaan
Dengan begitu, PT Gartaloka menggunakan teknik system pendokumentasian Diagram Bagan Alir (Flowchart) untuk membantu dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, terutama ketika mendokumentasikan sebuah sistem yang kompleks dan rumit.
BAB IV
KESIMPULAN
Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem akan dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai pihak. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik.
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Sementara dokumentasi system merupakan suatu kegiatan merekam aktivitas transaksi keuangan secara prosedural yang dijelaskan dalam bentuk visualisasi atau gambar dengan simbol-simbol dokumentasi sistem yang telah distandarkan atau diseragamkan sebelumnya. Beberapa jenis teknik dalam mendokumentasi sistem informasi antara lain:
1. 1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
2. 2. Diagram Bagan Alir (Flowchart Diagram)
3. 3. Diagram Relasi Entiras-REA
4. 4. Flow Map
Dalam Statement of Auditing Standard (SAS) 55, Consideration of the Internal Control Structure in a Financial Statement Audit mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005). Atas alasan tersebut, para auditor dari PT Gartaloka mengikuti rekomendasi dengan menggunakan Teknik mendokumentasi Diagram bagan alir (Flowchart) ketika mendokumentasikan sebuah sistem yang kompleks dan rumit. Dengan gambaran tersebut, auditor sistem akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan
DAFTAR PUSTAKA
Damayanti, K., Fardinal., (2019). The Effect of Information Technology Utilization,
Management Support, Internal Control, and User Competence on Accounting Information System Quality. Schollars Bulletin, 5(12), 751-758.
Dwianto Sigit Akhmad. 2018. SISTEM INFORMASI DATA MAINTENANCE FORKLIFT
PADA PT. SUPERNOVA FLEXIBLE PACKAGING. Skripsi. Program Studi Teknik Informatika. Sekolah Tinggi Teknologi Pelita Bangsa Bekasi. URL : https://ecampus.pelitabangsa.ac.id/pb/AmbilLampiran?ref=23226&jurusan=&jenis=Item&usingId=false&download=false&clazz=ais.database.model.file.LampiranLain (Diakses pada 5 April 2022)
Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M., (2020). The Effect of Level of Education,
Accounting Knowledge, and Utilization Of Information Technology Toward Quality The Quality of MSME ’ s Financial Reports. The 1st Annual Conference Economics, Business, and Social Sciences (ACEBISS) 2019, 1(3). https://doi.org/10.4108/eai.3-2-2020.163573
Melistawidjar. 2016. Teknik dan Dokumentasi Sistem. URL :
https://melistawidjar.wordpress.com/2016/12/26/teknik-dan-dokumentasi-sistem/ (Diakses pada 6 April 2022)
PT Proweb Indonesia. 2020. Langkah-Langkah Pengembangan Diagram REA. URL :
https://www.proweb.co.id/erp/article/sia/rea-step/ (Diakses pada 5 April 2022)
Putra, Y. M., (2018).Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi. Modul Kuliah
Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : FEB-Universitas Mercu Buana.
Putra, Y. M., (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using
Accounting Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-826. https://doi.org/10.31014/aior.1992.02.03.129
Syafrnaidinel Randita. 2019. Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi. FEB:
Universitas Mercu Buana. URL : https://www.researchgate.net/publication/336124480_Teknik_dan_Dokumentasi_Sistem_Informasi_Akuntansi (Diakses pada 4 April 2022)
Oktavianti Gita. 2019. Implementasi Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi
Akuntansi Pada Gita Busana. FEB : Universitas Mercubuana. URL : https://www.researchgate.net/publication/336146659_TUGAS_SISTEM_INFORMASI_AKUNTANSI_IMPLEMENTASI_TEKNIK_DAN_DOKUMENTASI_SISTEM_INFORMASI_AKUNTANSI_PADA_GITA_BUSANA (Diakses pada 4 April 2022)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar